Politica de Confidențialitate și Protecția Datelor

1. Introducere

EverAfter Events respectă confidențialitatea datelor dumneavoastră personale și se angajează să le protejeze în conformitate cu Regulamentul General privind Protecția Datelor (GDPR - Regulamentul UE 2016/679) și legislația română aplicabilă.

Această politică de confidențialitate explică ce date personale colectăm, cum le folosim, cum le protejăm și care sunt drepturile dumneavoastră în legătură cu aceste date.

2. Operator de Date cu Caracter Personal

EverAfter Events
Email: [email protected]

3. Ce Date Personale Colectăm

Prin formularul de contact de pe website-ul nostru, colectăm următoarele date personale:

• Nume complet - pentru a vă identifica și a vă putea adresa corect
• Adresă de email - pentru a vă putea contacta și trimite oferte
• Număr de telefon - pentru comunicare directă și rapidă
• Tip de eveniment - pentru a vă oferi servicii personalizate
• Data evenimentului (opțional) - pentru planificare și disponibilitate
• Mesajul dumneavoastră - pentru a înțelege cerințele specifice
• Data și ora trimiterii - pentru evidență și răspuns prompt
• Adresa IP - pentru securitate și prevenirea abuzurilor

4. Scopul Procesării Datelor

Datele dumneavoastră personale sunt colectate și procesate pentru următoarele scopuri legitime:

• Răspunderea la solicitările dumneavoastră - pentru a vă oferi informații despre serviciile noastre
• Comunicarea comercială - pentru a vă trimite oferte personalizate și informații relevante
• Încheierea și executarea contractelor - pentru prestarea serviciilor solicitate
• Îndeplinirea obligațiilor legale - conform cerințelor legislative în vigoare
• Îmbunătățirea serviciilor - pentru a înțelege nevoile clienților și a optimiza oferta
• Evidență și arhivare - pentru menținerea unui istoric al comunicărilor

5. Baza Legală a Procesării

Procesăm datele dumneavoastră personale pe următoarele baze legale:

• Consimțământul dumneavoastră (Art. 6(1)(a) GDPR) - prin bifarea căsuței de consimțământ din formularul de contact, sunteți de acord cu procesarea datelor
• Executarea unui contract (Art. 6(1)(b) GDPR) - pentru prestarea serviciilor solicitate și îndeplinirea obligațiilor contractuale
• Interesul legitim (Art. 6(1)(f) GDPR) - pentru îmbunătățirea serviciilor noastre și comunicarea de informații relevante
• Obligație legală (Art. 6(1)(c) GDPR) - pentru respectarea cerințelor fiscale și legale

6. Perioada de Păstrare a Datelor

Datele dumneavoastră personale vor fi păstrate pentru următoarele perioade:

• Solicitări de ofertă neacceptate - minimum 12 luni de la ultima comunicare
• Clienți activi - pe toată durata relației contractuale plus 3 ani
• Documente contractuale și fiscale - 5 ani de la finalizarea contractului (conform Codului Fiscal)
• Marketing direct - până la retragerea consimțământului
• Contestații și litigii - până la soluționarea definitivă

După expirarea acestor perioade, datele vor fi șterse în mod securizat sau anonimizate.

7. Cui Dezvăluim Datele

Datele dumneavoastră personale pot fi dezvăluite către:

• Furnizori de servicii de hosting - pentru stocarea și funcționarea website-ului
• Furnizori de servicii email - pentru comunicarea cu dumneavoastră
• Furnizori de servicii de contabilitate - pentru îndeplinirea obligațiilor fiscale
• Autorități publice - când este cerut expres de lege (poliție, ANAF, instanțe)
• Parteneri contractuali - numai cu consimțământul dumneavoastră explicit pentru servicii suplimentare

Nu vindem, nu închirem și nu partajăm datele dumneavoastră cu terțe părți în scopuri de marketing fără consimțământul dumneavoastră explicit.

8. Drepturile Dumneavoastră conform GDPR

Conform Regulamentului GDPR, beneficiați de următoarele drepturi:

8.1 Dreptul de Acces (Art. 15 GDPR)

Aveți dreptul de a solicita și obține o copie a datelor personale pe care le deținem despre dumneavoastră, precum și informații despre modul în care sunt procesate.

8.2 Dreptul la Rectificare (Art. 16 GDPR)

Aveți dreptul de a solicita corectarea datelor personale inexacte sau completarea datelor incomplete.

8.3 Dreptul la Ștergere - "Dreptul de a fi Uitat" (Art. 17 GDPR)

Aveți dreptul de a solicita ștergerea datelor personale în următoarele situații:

• Datele nu mai sunt necesare pentru scopurile pentru care au fost colectate
• Vă retrageți consimțământul și nu există alt temei legal
• Datele au fost prelucrate ilegal
• Vă opuneți prelucrării și nu există motive legitime care să prevaleze

8.4 Dreptul la Restricționarea Prelucrării (Art. 18 GDPR)

Aveți dreptul de a solicita limitarea prelucrării datelor în anumite circumstanțe, cum ar fi contestarea exactității datelor.

8.5 Dreptul la Portabilitatea Datelor (Art. 20 GDPR)

Aveți dreptul de a primi datele personale într-un format structurat, utilizat în mod curent și care poate fi citit automat, și de a transmite aceste date altui operator.

8.6 Dreptul la Opoziție (Art. 21 GDPR)

Aveți dreptul de a vă opune prelucrării datelor personale, inclusiv pentru marketing direct.

8.7 Dreptul de a Nu Face Obiectul unei Decizii Automate

Aveți dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automată, inclusiv crearea de profiluri.

8.8 Dreptul de a Retrage Consimțământul

Aveți dreptul de a vă retrage consimțământul în orice moment, fără a afecta legalitatea prelucrării efectuate înainte de retragere.

8.9 Dreptul de a Depune o Plângere

Aveți dreptul de a depune o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP).

Pentru exercitarea oricăruia dintre aceste drepturi, vă rugăm să ne contactați la: [email protected]

9. Securitatea Datelor

Implementăm măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru protejarea datelor dumneavoastră împotriva accesului neautorizat, pierderii, distrugerii sau modificării:

• Criptare SSL/TLS - pentru transmiterea securizată a datelor prin internet
• Acces restricționat - numai personalul autorizat are acces la datele personale
• Autentificare cu parolă - pentru sistemele de gestiune a datelor
• Backup-uri regulate și securizate - pentru prevenirea pierderii datelor
• Monitorizarea activităților suspecte - pentru detectarea incidentelor de securitate
• Actualizări de securitate - pentru toate sistemele și aplicațiile utilizate
• Protocoale de răspuns la incidente - pentru gestionarea breșelor de securitate

10. Cookie-uri și Tehnologii Similare

Website-ul nostru folosește cookie-uri esențiale pentru funcționarea corectă:

• Cookie-uri esențiale - necesare pentru funcționarea de bază a website-ului (navigare, sesiuni)
• Cookie-uri de preferințe - pentru a reține preferințele dumneavoastră (limba, setări)

Nu folosim cookie-uri de marketing, publicitate sau tracking terțe fără consimțământul dumneavoastră explicit.

11. Transferuri Internaționale de Date

Datele dumneavoastră personale sunt stocate pe servere situate în Uniunea Europeană. În cazul în care este necesar un transfer internațional de date către țări din afara UE/SEE, vom:

• Asigura că destinatarul oferă un nivel adecvat de protecție (ex: țări cu decizie de adecvare)
• Implementa garanții adecvate (ex: clauze contractuale standard aprobate de Comisia Europeană)
• Obține consimțământul dumneavoastră explicit când este necesar

12. Minori

Serviciile noastre nu sunt destinate persoanelor sub 16 ani. Nu colectăm în mod conștient date personale de la minori fără consimțământul părinților sau tutorelui legal. Dacă descoperim că am colectat date de la un minor fără consimțământ parental, vom șterge aceste informații imediat.

13. Termeni și Condiții de Utilizare

13.1 Acceptarea Termenilor

Prin utilizarea website-ului și serviciilor EverAfter Events, acceptați în mod expres acești termeni și condiții. Dacă nu sunteți de acord cu oricare dintre acești termeni, vă rugăm să nu utilizați serviciile noastre.

13.2 Servicii Oferite

EverAfter Events oferă servicii profesionale de photobooth pentru evenimente (nunți, aniversări, evenimente corporate, etc.). Detaliile specifice ale fiecărui serviciu, inclusiv prețurile, pachetele și condițiile, vor fi stabilite în contractul individual încheiat cu fiecare client.

13.3 Rezervări și Confirmări

• Rezervările se consideră ferme doar după plata avansului de minim 30% din valoarea totală a contractului
• Confirmarea rezervării se face prin email sau telefon
• Data și locația evenimentului trebuie confirmate cu cel puțin 7 zile înainte
• Modificările de dată sunt permise, în funcție de disponibilitate

13.4 Politica de Anulare și Rambursare

• Anulări cu mai mult de 180 zile înainte de eveniment - rambursare 100% din avans minus 10% taxa administrativă
• Anulări între 120 zile înainte - rambursare 50% din avans
• Anulări cu mai puțin de 60 zile înainte - fără rambursare
• Anulări cu mai puțin de 30 zile sau non-prezentare - plata integrală a contractului devine exigibilă
• Anulările trebuie comunicate în scris (email) pentru a fi valabile

13.5 Modificări și Reprogramări

• Modificările de dată sunt posibile în funcție de disponibilitate, fără costuri suplimentare dacă se fac cu minim 30 zile înainte
• Modificările de locație trebuie comunicate cu minim 14 zile înainte
• Modificări majore (tip eveniment, număr ore) pot atrage costuri suplimentare

13.6 Responsabilitățile Clientului

• Asigurarea unui spațiu adecvat pentru instalarea photobooth-ului (minim 3x3 metri)
• Furnizarea accesului la energie electrică (priză standard 220V)
• Comunicarea oricăror cerințe speciale cu minim 7 zile înainte
• Respectarea timpilor agreați în contract
• Informarea invitaților despre prelucrarea fotografiilor

13.7 Responsabilitățile EverAfter Events

• Livrarea serviciilor conform specificațiilor din contract
• Prezența la eveniment cu minim 30 minute înainte de ora de start
• Asigurarea unui operator profesionist pe toată durata evenimentului
• Furnizarea echipamentului funcțional și a materialelor (hârtie foto, props)
• Livrarea galeriei digitale în maxim 7 zile lucrătoare de la eveniment

13.8 Limitarea Răspunderii

EverAfter Events nu este responsabil pentru:

• Forță majoră - evenimente imprevizibile și de neînlăturat (calamități naturale, restricții guvernamentale, etc.)
• Condiții inadecvate la locație - lipsa energiei electrice, spațiu insuficient, iluminare deficitară nedeclarată în prealabil
• Deteriorări cauzate de terți - daune aduse echipamentului de către invitați sau terțe persoane
• Pierderea datelor din cauze independente de voința noastră (defecțiuni hardware majore, atacuri cibernetice)
• Întârzieri minore - până la 30 minute din cauze de trafic sau alte circumstanțe neprevăzute

13.9 Proprietate Intelectuală

• Toate fotografiile și materialele create rămân proprietatea EverAfter Events
• Clientul primește drepturi de utilizare personală nelimitată
• EverAfter Events își rezervă dreptul de a folosi fotografiile în scopuri promoționale (portfolio, social media) cu excepția cazului în care clientul solicită contrariul
• Template-urile și design-urile personalizate nu pot fi reproduse sau utilizate în alte contexte

13.10 Garanții și Reclamații

• Garantăm funcționarea corespunzătoare a echipamentului
• Avem echipament de backup pentru situații de urgență
• Reclamațiile se pot face în termen de 48 ore de la eveniment
• Ne angajăm să rezolvăm orice problemă rezonabilă în maxim 14 zile

13.11 Prețuri și Plăți

• Prețurile sunt exprimate în Lei (RON) și includ TVA
• Avansul se achită la semnarea contractului
• Restul sumei se achită la finalul evenimentului sau în termen de 3 zile
• Acceptăm plăți prin transfer bancar, numerar sau card
• Întârzierea la plată atrage penalități de 0,5% pe zi

13.12 Litigii și Legea Aplicabilă

• Acești termeni sunt guvernați de legea română
• Încercăm rezolvarea amiabilă a oricăror diferențe
• În caz de litigiu, sunt competente instanțele române
• Puteți apela la mediere sau arbitraj înainte de instanță

14. Modificări ale Politicii de Confidențialitate

Ne rezervăm dreptul de a modifica această politică de confidențialitate pentru a reflecta:

• Modificări în practicile noastre de procesare a datelor
• Schimbări legislative sau de reglementare
• Îmbunătățiri ale serviciilor noastre
• Feedback-ul clienților și al autorităților

Orice modificare va fi comunicată prin:

• Actualizarea acestei pagini cu noua dată de revizuire
• Notificare prin email către clienții activi (pentru modificări substanțiale)
• Anunț pe website (pentru modificări majore)

Vă recomandăm să consultați periodic această pagină pentru a fi la curent cu cele mai recente informații.

15. Contact și Exercitarea Drepturilor

Pentru orice întrebări referitoare la această politică de confidențialitate, procesarea datelor dumneavoastră sau pentru exercitarea oricăruia dintre drepturile menționate, vă rugăm să ne contactați:

Vom răspunde solicitărilor dumneavoastră în termen de:

• 1 lună de la primirea cererii (standard GDPR)
• Maxim 3 luni pentru cereri complexe (cu notificare prealabilă)
• Imediat pentru situații de urgență (breșe de securitate)

16. Autoritatea de Supraveghere

Dacă considerați că drepturile dumneavoastră au fost încălcate sau nu sunteți mulțumit de răspunsul nostru, aveți dreptul de a depune o plângere la:

17. Informații Suplimentare

17.1 Cum Procesăm Formularul de Contact

Când trimiteți formularul de contact:

1. Datele sunt criptate prin conexiune securizată HTTPS/SSL
2. Sunt stocate într-un sistem securizat cu acces restricționat
3. Vi se trimite un email de confirmare
4. Noi primim o notificare cu detaliile dumneavoastră
5. Vă contactăm în maxim 24 ore lucrătoare

17.2 Cum Protejăm Datele Stocate

• Stocarea se face în sistem protejat cu acces restricționat
• Accesul este permis doar personalului autorizat
• Backup-uri regulate pe servere securizate
• Ștergere automată după perioada de retenție
• Monitorizare constantă împotriva accesului neautorizat

17.3 Dreptul de a Solicita Copie a Datelor

Puteți solicita în orice moment o copie a tuturor datelor pe care le deținem despre dumneavoastră. Vom furniza aceste informații în format electronic (PDF sau Excel) în termen de maxim 30 zile.

18. Acceptare și Consimțământ

Prin utilizarea website-ului nostru și trimiterea formularului de contact, confirmați că:

• Ați citit și înțeles această Politică de Confidențialitate
• Sunteți de acord cu termenii și condițiile prezentate
• Consimțiți la procesarea datelor personale conform scopurilor menționate
• Aveți vârsta minimă de 16 ani sau aveți consimțământul părinților/tutorelui legal
• Datele furnizate sunt corecte și complete

---

Acest document reprezintă angajamentul nostru față de confidențialitatea și securitatea datelor dumneavoastră personale.
Pentru orice întrebări sau nelămuriri, nu ezitați să ne contactați.